Solo la Commissione orario ha accesso a tutte le funzioni del software. Gli altri docenti possono solo visualizzare i tabelloni.

Questo programma non si sostituisce al docente incaricato di elaborare l'orario, ma si limita a supportarlo nella gestione dei dati e nei calcoli. Alla base di questa scelta c'è l'idea che nessun software possa sostituire il cervello e le capacità di previsione della mente umana. Con un computer, invece, si fanno i calcoli molto più velocemente che a mente e soprattutto, lavorando su un monitor, è possibile rendere il tutto infinitamente più ordinato.

Prima di iniziare

Occorre inserire alcuni dati di base (orari ed organico):

• Tempo scuola: Inserire il numero di giorni della settimana scolastica ed il numero delle ore per ogni giorno. Impostare la griglia col giorno che ha più ore. La modifica di questi dati comporta l'azzeramento dell'orario.

• Tempo orario: Si possono inserire fino a 20 periodi. Un periodo è quello che nell'orario viene chiamato ora anche se non sempre dura 60 minuti. In questa schermata vengono impostate le durate di ogni singolo periodo in modo che il software possa calcolare l'orario di servizio di ogni docente.

  Nella stessa scermata si può impostare l'ora di inizio di ogni periodo. Questo dato non viene usato nei calcoli o nei controlli, ma solamente nelle stampe.

• Tempo Docenti e classi: per ogni docente e per ogni classe, inserire il numero di ore di lezione per settimana.

• Lezioni: associare i docenti alle materie ed alle classi.

• Ore libere: sia nell'orario dei docenti che nell'orario delle classi è possibile segnare alcune ore come libere. In queste ore non potranno essere inserite lezioni.
  Questa procedura va eseguita prima di iniziare a comporre l'orario ed è importante farlo subito per poter utilizzare le procedure automatiche di facilitazione che verranno descritte in seguito.

• Ore doppie di Ed.Fisica e ore triple di Italiano. Inserire subito queste ore e, se opportuno, bloccarle. Le ore doppie delle altre materie possono essere inserite in seguito.

Ora: spazio nell'orario (ad es.: Lun 1 ora)
Lezione: associazione docente, classe e materia.

Orario automatico

Dopo aver fatto le operazioni iniziali il software inserisce automaticamente la maggior parte delle lezioni secondo questi criteri:

• Il docente e la classe devono avere un'ora libera
• La classe non deve avere la stessa materia nello stesso giorno
• La classe non deve avere la stessa materia nel giorno precedente (solo le materie con 2 ore settimanali)

Inserire una lezione nell'orario

Dall'orario del docente o da quello della classe basta selezionare la lezione dall'elenco a destra e inserirla nello spazio desiderato nella pagina che si aprirà. Se nell'ora scelta è già presente un'altra lezione questa verrà tolta dall'orario e sostituita senza ulteriori conferme.
Eventuali compresenze subiranno la stessa sorte della lezione a cui sono agganciate.

Dal tabellone la procedura è invertita: bisogna prima scegliere un'ora (libera o occupata, è indifferente) nell'orario e poi cliccare sulla lezione da inserire nell'elenco che comparirà a sinistra.
Il numero in fondo ad ogni riga indica le lezioni ancora da inserire.

L'inserimento delle lezioni nell'orario può essere fatto indifferentemente dalle tre pagine disponibili (orario docente, orario classe o tabellone). Si consiglia però di inserire le ultime lezioni dall'orario dei docenti perchè il software segnala automaticamente le ore ancora disponibili.

Durante questa fase può accadere che si debba inserire una lezione in un'ora già occupata. Il software lo segnala preventivamente, ma lo permette. La lezione (o le lezioni, perchè potrebbero essere due) vengono tolte dall'orario e dovranno essere riassegnate. Dopo le sostituzioni, se il risultato non è soddisfacente, c'è la possibilità di ritornare alla situazione precedente semplicemente facendo click sul link Annulla che compare sotto agli avvisi.

Più in generale, ogni operazione genera un'eco che permette di controllare che cosa è stato fatto. Ogni volta è possibile annullare l'ultima operazione effettuata.

Spostare una lezione

Dall'orario del docente, da quello della classe o dal tabellone, cliccare su un'ora nell'orario e poi scegliere CANCELLA nella finestra che si aprirà a sinistra per togliere la lezione dall'orario. La lezione ricomparirà nell'elenco delle ore da assegnare e potrà essere inserita in un altro punto dell'orario.

Se al suo posto si volesse mettere un'altra lezione, non c'e bisogno di usare CANCELLA, ma basta inserire la seconda lezione nell'ora desiderata e la prima viene automaticamente tolta dall'orario.

Compresenze

• Le lezioni in compresenza vengono determinate al momento della assegnazione dei docenti alle classi (la voce Lezioni del menù principale)
• Inserire nell'orario prima le lezioni principali e poi quelle in compresenza
• Se si inserisce una compresenza prima della lezione principale esse non vengono associate.
• Una volta associate, le lezioni rimangono tali (si spostano, si bloccano e si liberano insieme). Il software accoppia in compresenza e gestisce in modo automatico solo due lezioni: la principale e una di compresenza.
• Per disaccoppiare le compresenze c'è un'apposita procedura disponibile nella finestra che appare a sinistra quando si clicca su un'ora dell'orario.
• E' possibile inserire più di due insegnanti nella stessa ora, ma solo la prima compresenza viene associata alla lezione principale e gestita automaticamente. Se l'ora principale viene spostata, la seconda compresenza (il terzo insegnante) deve essere spostata manualmente.
• Nell'orario dei docenti, le compresenze accoppiate con una lezione principale vengono contrassegnate con (c), mentre quelle non accoppiate con (c) -non in grassetto- e un'eventuale seconda compresenza non viene segnalata.
• Nell'orario delle classi le ore di compresenza (accoppiate e non) vengono messe tra parentesi sotto all'ora principale. Un'eventuale seconda compresenza non viene segnalata.
• Nel tabellone le ore di compresenza accoppiate vengono evidenziate con la sottolineatura. Un'eventuale seconda (o terza) compresenza va controllata scorrendo la colonna.

Ricevimento

Le ore di ricevimento vengono registrate come normali lezioni nella classe R., ma occorre fare attenzione a togliere la spunta a Entra nel calcolo delle ore del docente perchè altrimenti si genererebbero errori nei controlli sulle ore del docente.
Queste ore sono un'eccezione alle regole delle compresenze e due docenti possono avere l'ora di ricevimento nello stesso momento.

Blocchi

Dopo aver associato le compresenze alcune lezioni possono essere bloccate in modo che non vengano spostate dalle procedure automatiche. Bloccare una lezione comporta il blocco anche della eventuale compresenza (se già associata). Non è possibile associare compresenze ad una lezione bloccata.
Nell'orario dei docenti e delle classi le lezioni bloccate vengono contrassegnate con (!), mentre nel tabellone sono di colore nero.

Salvare il tabellone

Prima di fare dei tentativi di spostamento o modifiche per le quali non si è sicuri del risultato è possibile salvare il tabellone (click su SALVA).
Se gli spostamenti non ottengono un buon risultato, è possibile recuperare la situazione antecedente con un semplice click su RECUPERA.

Attenzione: è possibile recuperare solamente l'ultimo tabellone salvato.

Inserire una lezione (2)

Dal tabellone, è disponibile una seconda procedura di inserimento delle lezioni:

• Clic sul nome del docente
• Nel riquadro a sn. compare l'elenco delle lezioni ancora in sospeso, clic sulla lezone da inserire
• il tabellone cambia evidenziando la riga del docente. In giallo le ore in cui la classe è già occupata, in verde quelle in cui la classe è libera.
• un clic su uno spazio verde inserisce la lezione
• un clic su uno spazio giallo anche, ma sostituendola all'altra nell'orario della classe

Spostare una lezione (2)

Dal tabellone è disponibile anche una seconda procedura:

• clic su un'ora nell'orario
• scegliere SPOSTA
• il tabellone cambia evidenziando la riga del docente. In giallo le ore in cui la classe è già occupata, in verde quelle in cui la classe è libera.
• un clic su uno spazio verde sposta la lezione
• un clic su uno spazio giallo sposta la lezione sostituendola all'altra nell'orario della classe

Effetto domino

Queste ultime due procedure possono essere utilizzate in un interessante effetto domino

1. salvare il tabellone
2. Usare INSERISCI o SPOSTA
3. Se non c'è una casella verde
4. clic sulla casella gialla più interessante
5. osservare la risposta del software per vedere a quale docente è stata liberata la lezione
6. clic sul nome del docente
7. clic sulla lezione liberata
8. ripetre da 3 a 7 fino a che non si trova una casella verde
9. se il risultato è soddisfacente, passare al prossimo insegnante, altrimenti recuperare il tabellone salvato all'inizio.

Scambiare una lezione (fra due docenti)

Alla fine dell'inserimento delle lezioni può accadere (ed accade regolarmente) che si debbano fare degli aggiustamenti scambiando ore fra due docenti. E' possibile fare questa operazione anche dall'orario dei docenti o delle classi, ma per avere un colpo d'occhio migliore è preferibile farlo dal tabellone.

Le procedure descritte di seguito permettono di avere aiuto in questa fase evidenziando i docenti le cui ore possono essere scambiate.
Nota bene: il termine primo si riferisce al docente (o lezione) selezionato col click sul tabellone mentre secondo si riferisce al docente (o lezione) selezionato col click sull'elenco a sinistra. L'evento selezione e i termini ora e classe si riferiscono al click sul tabellone. Il termine ora indica uno spazio nel'orario (ad es.: Lun 1 ora).

• Docenti liberi: elenco dei docenti con lezioni, in quella classe, ancora non assegnate e ora libera nell'ora selezionata.
  Le compresenze vengono segnalate e gestite automaticamente.
  La prima lezione viene tolta dall'orario e la seconda viene inserita al suo posto.
  Questa procedura equivale a sostituire una lezione nell'orario di una lasse con la differenza che richiede meno click del mouse.

• Docenti disponibili: elenco dei docenti con tutte le lezioni già assegnate per quella classe e con ora libera nell'ora selezionata.
  Vengono elencate le lezioni già assegnate per quella classe con la possibilità di fare uno scambio.

  ok: il primo docente ha l'ora libera in un'ora in cui il secondo ha la classe. Le ore vengono scambiate.

  ok: il primo docente è occupato nelle ore in cui il secondo ha la classe selezionata. Le ore vengono scambiarte, ma questa lezione viene tolta dall'orario e dovrà essere riassegnata manualmente.

  !ok: non è possibile scambiare le ore perchè ad un qualche livello è stata incontrata un'ora in cui un docente non è presente (giorno libero) oppure una compresenza oppure un'ora bloccata. La possibilità di fare lo scambio viene elencata ugualmente perchè, se risultasse molto vantaggioso, potrà essere fatto dopo aver tolto i vincoli.

• Docenti presenti: elenco dei docenti con lezioni già assegnate per quella classe, e occupati nell'ora selezionata.
  Vengono elencate le lezioni già assegnate per quella classe con la possibilità di fare uno scambio.

  ok: il primo ed il secondo docente hanno le stesse classi nelle stesse ore, ma con un ordine inverso: ad es.: Tizio ha la 1A quando Caio ha la 1B e viceversa. Le ore possono essere scambiate.

  ok: il secondo docente ha un'altra classe nell'ora selezionata, ma il primo docente ha l'ora libera quando il secondo ha la classe selezionata. Le ore vengono scambiate, ma il secondo docente avrà una lezione da riassegnare.

  ok: questi docenti hanno un'altra classe nell'ora selezionata e anche il primo docente è occupato altrove quando il secondo docente ha la classe selezionata. Le ore vengono scambiate, ma ci saranno due lezioni da riassegnare: una per ciascun docente.

  !ok: non è possibile scambiare le ore perchè ad un qualche livello è stata incontrata un'ora in cui un docente non è presente (giorno libero) oppure una compresenza oppure un'ora bloccata. La possibilità di fare lo scambio viene elencata ugualmente perchè, se risultasse molto vantaggioso, potrà essere fatto dopo aver rimosso i vincoli.

In tutte queste procedure e indipendentemente dal colore, a sinistra di ok compaiono due punti interrogativi (??). Il click su di essi evidenzia nell'orario le ore interessate dal movimento. Nulla viene cambiato fino a che non si clicca su ok.
Il risultato dello spostamento può essere evidenziato cliccando sui punti interrogativi dopo averlo fatto (bisogna però ricordarsi quale era stato scelto). Anche queste procedure possono essere annullate.

Cercare un supplente

Dall'orario del docente o da quello della classe, oppure dal tabellone vengono segnalati i docenti che possono sostituirne uno assente perchè hanno un'ora buca oppure sono a casa. Vengono presentati due elenchi: i docenti della classe e tutti i docenti liberi.